ПроСОВЕЩАВШИЕСЯ: превращаем совещания в эффективный инструмент

  • Совещания, планерки, собрания… В каждой компании есть свои формы. Однако многие сотрудники ошибочно полагают, что все это пустая трата времени. Задача руководителя превратить совещания в эффективный инструмент. Для этого необходимо учитывать, что совещание, планерка, оперативка – это разные вещи, и в каждом случае предполагается участия разной аудитории. Планерку и оперативку может проводить мастер цеха, а участвовать в совещании должен начальник.

    Планерка — это напоминание, что необходимо сделать отделу за короткий промежуток времени (чаще всего от 1 до 3 дней), или отчет по проделанной работе за этот период. Время планерки – 5-10 минут. На планерке не обсуждают планы/отчеты, а уточняют их для устранения недопонимания. Лучшее время планерки – начало или окончание рабочей смены.

    Оперативка — это встреча для решения проблемного вопроса. Причем вопрос должен быть решен быстро.

    Совещание — это планирование глобальных шагов. Длительность совещания может быть до 1,5 часов.
    Для совещания должны быть веские причины. Это не традиция или способ скоротать время, а производственная необходимость. Как понять, что она появилась? Должны совпадать следующие условия:

    • Сложность. Вопрос для обсуждения так сложен, что другие способы коммуникации не подходят.
    • Срочность. Вопрос настолько срочно требует решения, что через другие способы коммуникации затратится непозволительно много времени.
    • Важность. Вопрос так важен для бизнеса, что перекрывает любые временные затраты участников.

    Итак, все сходится, и вы приходите к выводу, что без сбора сотрудников не обойтись. Следующий шаг – сделать совещание эффективным.
    - Определяем тип совещания
    - Определяем цель (здесь подойдет уже известный нам метод SMART)
    - Определите аудиторию – кто должен присутствовать?Для определения, кого именно стоит позвать на совещание, задайте себе следующие вопросы: обладает ли он (потенциальный участник) исключительной информацией (или соответ- ствующими специальными знаниями) по вопросу, которыми не обладают остальные? Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? С кем из участников совещания могут совпадать его интересы? Будет ли участник реализовывать решения или нести ответственность за их исполнение?
    - Подумайте, насколько необходимо ваше собственное присутствие на совещании
    - Определите четкие временные рамки
    - Составьте повестку и разошлите участникам

    Следуйте четко намеченному плану и совещание выполнит свою основную функцию - поможет решить вам насущные вопросы.

(максимально 200 символов)

(максимально 256 символов)