Правильная постановка задачи на организацию BTL-мероприятия – залог его успешного проведения и достижения желаемых целей PR-кампании. Не каждый заказчик может правильно сформулировать и поставить задачу рекламному агентству. Рассмотрим основные этапы подготовки промо-акции. Знание этих этапов позволит Вам наиболее четко обозначить задачу рекламодателю:

1. Инструменты

С самого начала стоит определиться, какие инструменты будут использоваться в ходе проведения акции. Среди возможных инструментов может быть раздача флаеров и листовок на улицах или в торговых центрах, бесплатное консультирование  по различным вопросам, раздача подарков или дарение их за покупку, семплинг.

Далее стоит определиться с местом проведения мероприятия. Если это один из торговых центров, необходимо заключить с ним догвоор на проведение промо-акции. У каждого из торговых центров стоимость может быть разной.

После того, как место известно можно обдумать время и дату, необходимое количество персонала, просчитать количество рабочих часов, в ходе которых будет вестись акция. Важное роль играет одежда, поскольку промоутер во время проведения акции является лицом компании, а задача заказчика – представить себя в лучшем свете. Рекламное агентство обычно дает свои рекомендации по дресс-коду персонала.

2. Сметирование

После того, как план мероприятия составлен, собрана вся необходимая информация необходимо составить смету на его проведение. Попытки занижения сметы со стороны заказчика обычно приводят к плачевному результату - количество сотрудников оказывается ниже запланированного, и они не справляются, реквизита не хватает, декорации получаются не такие яркие, как могли бы быть. В результате обще впечатление от мероприятия смазывается.

3. Подбор и обучение персонала

Для подбора персонала, особенно если его много, устраивается кастинг. На кастинге при желании присутствует представитель заказчика, который совместно с представителями агентства отбирает людей, подходящих для работы.  После отбора персонала проводятся тренинги и обучение, на которых рассказывается о предстоящем мероприятии, даются рекомендации персоналу, раздаются форма и материалы.

4. Контроль и координация

Для контроля за работой промоутеров на время проведения промо-акций необходим один или несколько супервайзеров. Он же обеспечивает подвоз рекламных материалов, фотографирует работу промоутеров для отчетности, а так же решает все возникающие форс-мажорные ситуации.

Как правило на случай различных форс-мажоров, связанных с болезнями промоутеров и другими проблемами, у каждого супервайзера есть необходимое количество людей на замену.

5. Отчетность

По окончании BTL-акции заказчику предоставляется подробный отчет о проделанной работе.