По данным компании AI-платформы Paradox, от 50 до 80% обязанностей отдела кадров, например, ответы на вопросы сотрудников — можно автоматизировать. Зачем внедряют чат-ботов? Есть несколько ключевых причин:

• Автоматическое обслуживание кандидатов: бот предоставляет информацию о доступных позициях, предлагает подробные описания вакансий и помогает найти работу, соответствующую их интересам.

• Ответы в режиме реального времени: бот отдела кадров мгновенно отвечает на распространенные вопросы кандидатов.

• Эффективный сбор данных: легко собирает контактные данные и резюме кандидатов.

• Упорядочивание: бот по работе с персоналом группирует всех кандидатов на основе выбранных ими позиций, что дает более системное понимание, как с ними работать.

Успешные результаты по внедрению чат-ботов уже есть: компания Danone в 2022 году сократила с помощью чат-ботов время обработки респондентов с нескольких дней до 2-х часов (с отсекающими вопросами и администрированием), также компания уложилась в три месяца вместо пяти на этапе основного отбора кандидатов.

К области для улучшений можно отнести также управление заработной платой и расходами, оформление отпусков, разъяснение корпоративной политики компании. В общем многое, что отнимает большую часть времени в жизни HR-специалиста.

Целевые действия

• Отработка откликов,

• Запись на собеседование,

• Напоминания,

• Рассылка материалов,

• Сбор обратной связи,

• Тестирование.

Этапы работы чат-бота в рекрутинге

№1. Подбор

Чат-бот начинает свою работу еще на этапе подбора, обеспечивая удобный и эффективный механизм для отклика соискателей. Он интегрируется в джобборды (база данных, в которой можно найти резюме подходящего кандидата, а затем связаться с ним) и hr-маркетинг. Процесс интеграции может проходить различными способами: с использованием qr-кодов, прямых ссылок или по номерам телефонов. Этот этап включает в себя отработку откликов, запись на собеседования и напоминания о предстоящих встречах.

№2. Онбординг и адаптация

После успешного подбора сотрудника, чат-бот переходит к этапу онбординга и адаптации. Здесь он предоставляет информацию о компании, обучает новичков основным процедурам, и помогает в интеграции в коллектив. Это содействует более быстрой и эффективной адаптации сотрудника.

№3. Внутренние коммуникации

Чат-боты становятся незаменимым инструментом для управления внутренними коммуникациями в компании. Они осуществляют пульс-опросы, формируют HR-справочники и базы знаний, создавая простой и быстрый доступ к важной информации по всем сотрудникам. Регулярные опросы и обратная связь через чат-боты помогают HR-специалистам следить за уровнем удовлетворенности и эффективностью внутренних процессов.

№4. Exit-интервью

В конце цикла сопровождения с сотрудником, покидающим компанию, чат-бот проводит exit-интервью. Это предоставляет возможность для анонимного обсуждения причин ухода, выявления тенденций и улучшения корпоративной политики.

Как устроен чат-бот?

Чат-бот HR — это виртуальный помощник, который автоматизирует функции HR для оптимизации рабочих процессов, повышения точности и последовательности, устранения человеческих ошибок, снижения потребности в человеческом труде и обеспечения круглосуточного обслуживания. Чат-боты могут базироваться на различных мессенджерах, таких как Telegram, WhatsApp, Viber, и ВКонтакте.

Интеграция с CRM позволяет эффективно управлять данными о кандидатах и сотрудниках, отслеживать их статусы и истории взаимодействия с чат-ботом. Например, с точки зрения расчета заработной платы, внедрение чат-бота поможет улучшить управление финансовыми потоками и льготами, обеспечивая точные и своевременные выплаты и уменьшая количество ошибок, совершаемых вручную. А подключение чат-бота для отдела HR к службе поддержки или системам ИТ-поддержки упростит решение технических вопросов и улучшает внутреннее общение.

А для более простых структур данных чат-бот может структурировать информацию в формате Excel, обеспечивая к ней доступ без необходимости ручной выгрузки.

Преимущества и влияние HR-чат-ботов в управлении человеческими ресурсами огромны, их влияние выходит за рамки внутренних операций.

HR-чат-боты предлагают решения, помогающие управлять многими процессами и поддерживать удовлетворенность сотрудников. Эти действия приводят к тому, что сотрудники становятся счастливыми и эффективными, что напрямую влияет на клиентов вашей компании. Довольные сотрудники с большей вероятностью обеспечат хорошее обслуживание клиентов, что приведет к повышению удовлетворенности и лояльности клиентов.